Reglerne for offentlige udbud kan være indviklede, og det kan være svært at sælge sit produkt til kommuner, regioner og staten. Her får du et overblik over udbudsreglerne og gode råd til, hvordan du får lavet aftaler med kommunerne.

Du har rigtig gode varer på hylderne. Men hvordan skal du få dem afsat til eksempelvis landets kommuner?
Du kan faktisk med ret få midler få dig et overblik over, hvilke kommuner der efterspørger lige netop det, du kan levere til dem – hvad enten det er innovation, byggeri eller tjeneste- og vareydelser, fortæller Kenneth Skov Jensen, der er kontorchef i Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen.

– Et godt sted at starte er på udbud.dk, som er den hjemmeside, hvor alle danske EU-udbud og de fleste nationale udbud i Danmark er samlet. Her får du et billede af, hvad der rører sig i Danmark. Vil du se, hvad andre EU-lande har sendt i udbud, kan det ses på ted.europa.eu. Du kan få et abonnement begge steder, så hvis du eksempelvis sælger kuglepenne, får du besked, hver gang der bliver sendt et udbud ud, og hvor der bliver efterspurgt kuglepenne, siger Kenneth Skov Jensen.

Der er fastsat nogle klare beløbsgrænser for, hvornår et udbud skal sendes ud i Danmark, og hvornår det skal ud som EU-udbud.

–  Hovedreglen lyder, at jo dyrere det er, jo fastere procedurer er der, forklarer Kenneth Skov Jensen.

Er der tale om varer eller tjenesteydelser for over 1,5 millioner kroner, skal det sendes i EU-udbud – mens beløbet er anderledes, hvis der skal bygges.

– Er der tale om en bygge-anlægs-opgave, er tærskelværdien på knap 39 millioner. Er det beløb mindre, er der faktisk ikke så strenge krav til, hvordan det skal foregå. Kommunerne kan eksempelvis selv bestemme, om de vil annoncere gennem udbud.dk, via deres hjemmeside, medierne eller andre steder, siger kontorchefen.

Læs mere om Ritzau Public
Flere artikler

De hurtige råd

Så kort sagt skal du især være opmærksom på to afgørende ting, når du skal finde og vinde et offentligt udbud:

  • Start med at undersøge udbud.dk, og opret dig på siden, så du får besked, så snart der er et udbud, der matcher den vare eller ydelse, du sælger.
  • Dernæst skal du kende den kommune, du vil handle med. Det er en god ide at være opsøgende, men sørg for at få kontakt til den rigtige beslutningstager fremfor at ringe til kommunaldirektøren.

Tag selv fat i kommunerne og find den rigtige beslutningstager

Men det er ikke nok bare at sidde og vente på, at det perfekte offentlige udbud dukker op på computerskærmen. Mange virksomheder tager selv kontakt til eksempelvis kommuner for at få lavet en købsaftale, siger Jakob Scharff, som er markedschef i Dansk Erhverv.

– Det er jo ikke hele indkøbspotentialet, man kan se inde på udbud.dk. Det skyldes, at der er en række mindre samarbejder, hvor der ikke er krav om åben annoncering. Og det er der ikke noget odiøst eller ulovligt i, siger Jakob Scharff.

Men inden du griber knoglen for at ringe til kommunen, skal du gøre dig klart, at det ikke nytter noget bare at ringe til kommunaldirektøren.

– En kommunaldirektør er på mange måder at sammenligne med en topchef i det private erhvervsliv.

Han får tonsvis af mails og breve hver dag og har slet ikke fingrene nede i små købsaftaler, siger Jakob Scharff og tilføjer:

– Som virksomhed skal du sætte dig ind i den offentlige kundes sted. Find ud af, hvem der er beslutningstageren på lige netop det område, du sidder med. Hvis du eksempelvis skal sælge nye digitale læremidler, jamen så skal du ikke tage kontakt til skole- og undervisningsudvalget i kommunen, da det nok ikke er dem, der træffer beslutningen. I stedet skal du have fat på de faglige konsulenter, der sidder på området eller skolelederne på skolerne, som så kan sætte dit produkt på dagsordenen, siger Jakob Scharff.

Hvis kommuner skal få øje på dit produkt, er det en god idé at være synlig over for dem og deltage i messer og måske tilbyde at komme ud og vise produktet frem for de relevante aktører. Og det kan tage tid at overbevise om et salg. Derfor er lobbyismekortet også et kort, du kan bruge.

– Vis dit produkt frem til de politikere og personer, der er i beslutningstagernes omgangskreds, så din virksomhed bliver synlig. Det er ikke så meget anderledes end så meget andet lobbyarbejde, siger Jakob Scharff, der råder til, at du gør et grundigt stykke researcharbejde, inden du tager kontakt til beslutningstagerne.

– Det er vigtigt at gøre sig klart, at enhver kommune ser sig selv som en unik kunde. Det vil sige, at du ikke kan genbruge den opskrift, der måske virkede på nabokommunen. Derfor er det en god idé at sætte sig godt ind i de enkelte kommuners opbygning, historie og udfordringer.

De forskellige typer offentlige udbud og regler for anvendelse

Procedure Betingelser for anvendelse Antal udbydende Opgavens karakter
Offentligt udbud Fri adgang Ubegrænset Indkøb, som ordregiver klart definerer indholdet af på markeder, hvor der er et begrænset antal virksomheder
Begrænset udbud Fri adgang Mulighed for at begrænse antallet af tilbudsgivere. Dog mindst 5 Indkøb, som ordregiver klart definerer indholdet af på markeder, hvor der er mange virksomheder
Udbud med forhandling – Indkøbets karakter
– Behov for tilpasning af eksisterende løsning
– Uafsluttet procedure
Mulighed for at begrænse antallet af tilbudsgivere til 3-5 Opgaver, hvor der konkret skønnes at være et behov for at forhandle om forskellige tilbud
Konkurrencepræget dialog – Indkøbets karakter
– Behov for tilpasning af eksisterende løsning
– Uafsluttet procedure
Mulighed for at begrænse antallet af tilbudsgivere til 3-5 Udvikling af innovative løsninger, som ikke er tilgængelige i dag
Innovationspartnerskab Løsninger, som ikke allerede er på markedet Udvælgelse af mindst 3 deltagere Udvikling af innovative løsninger, som ikke er tilgængelige i dag
Udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse Undtagelsesbestemmelse i en akut situation Helt særlige indkøb
Projektkonkurrence Ikke en udbudsprocedure, men fri adgang ved konkurrencen om løsning af projekter – mulighed for kontrakt med vinderprojekt  Åben eller begrænset konkurrence Opgaver, hvor der ønskes konkurrence om løsningsforslag
Læs mere om Ritzau Public
Flere artikler